CsMÉK Ügyviteli és Iratkezelési Szabályzat

II. sz. melléklet a CsMÉK Alapszabályához

A CSONGRÁD MEGYEI ÉPÍTÉSZ KAMARA ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Elfogadva a 16/2013 Eln. Hat.(IX.19) számú elnökségi határozattal

Módosítva  29/2013 Eln. hat (X. 25.) számú elnökségi határozattal

(megjegyzés: a közzététel a módosítás időpontja)

 

I. ÜGYVITEL RENDJE

1. Az ügykör és az ügyvitel fogalma

Az ügykör a Csongrád Megyei Építész Kamara (továbbiakban Kamara) hatáskörébe tartozó személyek érdekét érintő helyzetek, tényállások csoportja.

Az ügykörbe tartozó ügyek megoldásáról a Kamara titkársági dolgozóinak – továbbiakban Ügyintéző(k) kell gondoskodni.

A Kamara főbb ügykörei:

  • szervezeti működéssel kapcsolatos
  • önigazgatási feladatok
  • közigazgatási feladat- és hatáskörrel kapcsolatos
  • gazdasági feladatokkal kapcsolatos

ügykörök.

Az ügyvitel (ügyintézés) a Kamara ügykörébe tartozó hivatalos ügyek intézésében kifejtett tevékenység.

A Kamara működésével kapcsolatos ügyvitelt a hatályos jogszabályok, a Kamara Szervezeti és Működési Szabályzata és a jelen szabályzat rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni.

2. A kamarai Ügyintéző feladat- és hatásköre

 A kamarai feladatok ellátásával kapcsolatban hivatalos ügyek szervezése és végzése, valamint az ügyeket kísérő iratkezelés az Ügyintéző munkakörébe tartozik. Fontosabb feladatai közé tartoznak az alábbiak:

  • hivatali ügyek nyilvántartása, – az ügyiratok nyilvántartása,
  • a küldemények átvétele, felbontása, kezelése,
  • hivatalos ügyek csoportosítása,
  • az iratok iktatása
  • az ügyek irányítása, valamint az ezekkel kapcsolatos nyilvántartás vezetése,
  • kiadmányozás előkészítése, a kiadványok továbbítása, postai feladása,
  • az ügyiratokról hivatalos másolat készítése, – az elintézett ügyek iratainak irattári elhelyezése,
  • az irattár kezelése, rendezése, az irattári anyag selejtezése,

3. Az ügyek és az ügyiratok nyilvántartása

 A kamara az ügyvitelébe és ügykörébe tartozó ügyeket és ügyiratokat nyilvántartja, irattározza és az iratokat őrzi. Az ügyintézésről ügykörönkénti nyilvántartásokat vezet.

4. A kamarai bélyegzők nyilvántartása

A hivatalos bélyegzőket a titkárság vezetőnek kell tartania, őriznie és az előírás szerinti használatáról, illetve a használat ellenőrzéséről gondoskodnia. A bélyegzők lenyomata nyilvántartott.

A titkárság vezető gondoskodik a sérült és elavult bélyegzők megsemmisítéséről, valamint az új bélyegzők beszerzéséről.

A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatására és az ügyben lefolytatott eljárásra, valamint szükség esetén a bélyegző érvénytelenítésére a titkárságvezető jelzése alapján a titkár intézkedik.

5. Felvilágosítás hivatalos ügyekben

 A Kamarában bármely hivatalos üggyel kapcsolatban érdemi felvilágosítást csak az ügyben eljáró ügyintéző, vagy vezető (Kamara elnöke, alelnöke, titkára) adhat. Az iratokba való betekintést – a Kam tv. és az Alapszabály adta keretek között – oly mértékben kell biztosítani, amennyire ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges, az adatvédelmi törvény rendelkezéseinek megfelelően.

Hivatalos szerveknek a személyiségi jogokat nem sértő adatokat és információkat csak írásos megkeresés alapján lehet rendelkezésre bocsátani.

Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, elektronikus úton, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn, vagy személyes tájékoztatás keretében történt ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását.

II. AZ ÜGYIRATOK KEZELÉSÉNEK A RENDJE

1. Az ügyiratkezeléssel kapcsolatos fogalmak

Irat: minden írott szöveg, rajz, vázlatrajz, terv, tervrajz, fénykép, kép, hangfelvétel, film, térkép, mágneses és más adathordozó (adattároló), valamint a megjelenés formájától függetlenül minden más dokumentáció, amely hivatalos ügyben bármilyen anyagon, bármilyen elnevezéssel (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, átirat, tájékoztató, tervezet stb.) bármely eszköz felhasználásával keletkezett.

Irattári anyagnak kell tekinteni a Kamara és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van.

3. Az ügyiratok másolatainak kiadása

A Kamara az általa kiadott határozatokról másolatot adhat ki. A másolatot “Az eredetivel megegyező hiteles másolat” felirattal, keltezéssel és a titkár aláírásával kell ellátni.

4. A küldemények átvétele és felbontása

A posta, vagy kézbesítő útján érkező iratokat, tértivevényeket és más küldeményeket az elnök által a postán leadott meghatalmazás alapján, a titkár illetve a titkárságvezető, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványokat és kérelmeket a titkárságvezető és az ügyintézők veszik át. A nyilvántartott küldeményeket (ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes, távirat, csomag stb.) a posta szabályainak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni. Az átvett iraton az átvétel időpontja szerinti dátumbélyegző lenyomattal kell rögzíteni.

Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani:

  • a tévesen címzett küldeményeket,
  • a névre szóló iratokat, amelyekről az iratkezelő megállapítja, hogy tartalmuk magánjellegű, és ezért hivatalos elintézést nem igényelnek,
  • továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a Kamara vezető tisztségviselője (elnök, alelnök, titkár) fenntartotta magának, és ezt előzetesen írásban rögzítette.

Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték (csomagolás) alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Így felbontandók azok a levelek is, amelyeken – az intézmény neve előtt vagy után – névre szóló címzés található, és feltételezhető, hogy a küldemény tartalma hivatalos jellegű.

A névre szóló iratot – amennyiben az hivatalos elintézést nem igényel – a címzett a felbontást követően visszajuttatja az iratkezelőhöz iktatás és esetleges ügyintézés céljából.

Amennyiben az ügyintéző azt állapítja meg, hogy a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor köteles a küldeményt a hatáskörrel ellátott intézményhez

továbbítani. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt – értesítés ellenében – vissza kell küldeni a feladónak.

A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. A benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyintézőnek gondosan meg kell győződni, és azt egyezőség esetén igazolja aláírással, pecséttel és dátummal.

5. A küldemények feldolgozása

A küldemény felbontásakor egyeztetni kell a feltüntetett tartalom meglétét: ellenőrizni kell a feltüntetett és a ténylegesen beérkezett mellékletek számát. Az esetleges felmerült irathiány okát a küldő szervnek – lehetőleg rövid úton – tisztázni a kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

A kamarai tisztségviselők nevére érkező küldeményeket az ügyintézők soron kívül továbbítják a címzetthez.

A borítékot akkor kell az irathoz csatolni és ezt az iraton feltüntetni, ha a postára adás időpontjához jogkövetkezmény (fellebbezés, bírósági idézés, jelentkezés, pályázat stb.) fűződhet, valamint a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg.

6. Kimenő levelek, kiadmányozás

Kiadmányozásra – hivatalos kamarai levél, körlevél aláírására – jogosult:

–          Elnök

–          Alelnök: alelnök akadályoztatása (hivatalos huzamos távolléte, szabadsága, betegsége, stb.) esetén, valamint alkalmi elnöki felhatalmazással

–          Titkár: a Kamara közigazgatási feladatai, valamint a Titkárság működésével kapcsolatos ügyekben

7. Elektronikus küldemények

Az Elnökség és a Titkárság hivatalos e-postafiókjára érkezett küldeményeket az 1-6. pontban szabályozott módon, értelemszerűen kell érkeztetni, iktatni, továbbítani, feldolgozni, kiadmányozni.

III. AZ ÜGYIRATOK IKTATÁSA

l. Az iktatókönyv

Az Kamarába érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell, az I.1 szerinti ügykörök szerinti csoportosításban, ezen belül

  • beérkező és kimenő levelek,
  • kamarai tagfelvételek,
  • tervezői/szakértői határozatok,
  • felelős műszaki vezetői/építési műszaki ellenőri határozatok,
  • elnökségi előterjesztések, határozatok,
  • taggyűlési előterjesztések, határozatok,

Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként eggyel kezdődő sorszámos rendszerben történik az iratok érkezésének, illetve távozásának sorrendjében. Az iktatáshoz iktatókönyvet kell használni. Év végén – az utolsó iktatás alatt – keltezéssel és névaláírással le kell zárni. Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, valamint ennek alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. Az iktatás sorszámozása az első iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad. Az iktatókönyvben iktatószámot üresen hagyni nem szabad.

2. Az iktatás szabályai

Az intézménybe érkezett iratokat „érkeztetési” iktatóbélyegzővel látjuk el. (A bélyegző lenyomatán szerepel: érkezés dátuma – év, hó, nap – ügyintéző neve. Nem kell iktatni a beérkező küldemények közül az alábbi iratokat:

  • amelyekről a vonatkozó rendelkezések értelmében külön nyilvántartást (pl. személyzeti nyilvántartások, gazdasági jellegű nyilvántartások, könyvelési bizonylatok, stb.) kell vezetni,
  • a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket (közlönyöket, sajtótermékeket, reklámcélú kiadványokat, prospektusokat, szaklapokat és folyóiratokat).

A táviratok, telefaxok, e-mailek iktatása oly módon történik, hogy az értesítés szövegét a vonatkozó irathoz kell csatolni. Ha az ügynek még nincs írásos előzménye, a távirati-, fax-, vagy e-mail szöveget előadóívhez kapcsoltan kell beiktatni.

IV.  A KÖZIGAZGATÁSI ÜGYEKBEN HOZOTT HATÁROZATOK

1. Az ügyiratok formai előírásai

A Kamara ügyintézésével kapcsolatban keletkező ügyiratoknak (kiadványoknak) az alábbiakat feltétlenül tartalmaznia kell:

  • a kamara nevét, székhelyét,
  • az iktatószámot és a mellékletek számát,
  • az ügyintézés helyét és idejét,
  • az irat aláírójának nevét és beosztását,
  • a kamara bélyegzőjének lenyomatát.

2. Az ügyiratok tartalma

Az ügyiratok felépítése, tartalmaa mindenkor hatályos a közigazgatási hatósági eljárás ésszolgáltatás általános szabályairól szóló 2004 évi CXL. törvény (KET.) előírásai szerint.

Az ügyiratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen, az esetleges jogviták, illetve fellépő jogkövetkezmények tisztázása érdekében.

Ha az ügyiratokkal szemben fellebbezéssel élnek – és a Kamara első fokú határozatát nem vonja vissza, illetve nem módosítja – a Kamara köteles a Magyar Építész Kamarának megküldeni az ügyben keletkezett összes eredeti iratot. Ebben az esetben az ügyiratba iratpótlóként az eredeti irat másolata kerül.

3. A boríték címzése és a határozatok továbbítása

A borítékokat a kiadványon feltüntetett címzettek részére az ügyintéző készíti el. A borítékon fel kell tüntetni a levelezési címet és a továbbítás módjára vonatkozó különleges utasítást (expressz, ajánlott, elsőbbségi stb.) is. A boríték címzését a postai előírásoknak megfelelően kell végezni. A küldeményeket közönséges, ajánlott, elsőbbségi,tértivevényes, levélként, csomagban, illetve táviraton vagy telefaxon, elektronikus adatátvitel esetén interneten lehet elküldeni, vagy továbbítani. Ajánlott levélben a fontos vagy nehezen pótolható iratokat szabad küldeni. Hivatalos Tértivevénnyel kell elküldeni az iratot, ha átvételének időpontjáról a Kamarának tudomást kell szereznie.

V. AZ IRATTÁROZÁS ÉS AZ IRATSELEJTEZÉS RENDJE

1. Az iratok irattárba helyezése

Az elintézett ügyek – melyek határozatai továbbításra kerültek és határidős kezelést nem, vagy csak későbbi határozott időpontban igényelnek – iratait irattárba kell elhelyezni. Az irattárba helyezés előtt az ügyintéző köteles az iratot átvizsgálni, hogy nincs benne idegen irat, továbbá, hogy minden szükséges intézkedést megtettek-e. Az irattárnak meg kell felelni a biztonságos tárolás feltételeinek.

2. Az irattári őrzés

Az irattári őrzés idejét az adott kamarai tag folyamatos tagságának ideje, vagy a vonatkozó jogszabályok határozzák meg.

5. Az irattári anyag selejtezése

Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni. Az irattárban őrzött iratokat szükség szerint, vagy ötévenként felül kell vizsgálni és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje lejárt.

Az iratok selejtezését a Kamara vezető tisztségviselője (elnök, v. alelnök, v. titkár) rendeli el és ellenőrzi. A Kamaránál keletkezett, vagy ide beérkezett, de valamely okból nem iktatott iratokat 1 év őrzési idő után szabályos selejtezési eljárással, – az iratok egyénenkénti elbírálásával – kell selejtezni.

6. Az iratselejtezési, – megsemmisítési jegyzőkönyv

A selejtezésre, megsemmisítésre szánt iratokról három példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell:

  • a selejtezett iratok pontos megnevezését és darabszámát,
  • az iratselejtezés, megsemmisítés, helyét, idejét
  • az iratselejtezést végző személyek nevét, – a selejtezést ellenőrző személy nevét.

A selejtezési jegyzőkönyv kettő példányát a Titkárság őrzi meg, egy-egy példány a selejtezést megsemmisítést elrendelő, ellenőrző személynek kell kiadni.

Ha a Kamara jogutódlással megszűnik, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni. Ha a kamara jogutód nélkül szűnik meg, a kamara vezetője a vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint intézkedik az iratok elhelyezésével kapcsolatban.

VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat időbeli és személyi hatálya

Jelen szabályzatot a Csongrád Megyei Építész Kamara Elnöksége a 16/2013 Eln. Hat. (IX.19.) számú határozatával fogadta el, a 29/2013 Eln. Hat.(X.25.) számú határozatával módosította és 2013. XI.1. napjával lépett hatályba.

Mellékletben csatolva az Alapszabályhoz a Taggyűlés ………….sz. határozatával.

 

Schulcz Péter elnök  sk.                             Hornokné Fehér Zsuzsanna titkár sk.

 

 

Reklámok

MINDEN VÉLEMÉNY SZÁMÍT! a rövid vélemény is vélemény! Kérlek írd le! (csak a durván sértő szövegek kerülnek moderálásra)

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s